HR auf dem Weg in die Zukunft: Von der Administration zur Transformation

In deutschen Unternehmen sind die Personalabteilungen heute noch nicht der große Impulsgeber – gleichzeitig werden diese Impulse dringend gebraucht. So wird es mittel- und langfristig eine der zentralen Aufgaben der HR sein, die Mitarbeitenden zu unterstützen und zu befähigen, die Veränderungen zu gestalten, die eine zunehmend komplexe, unsichere und mehrdeutige Welt ihnen abverlangt. Stand heute ist jedoch: Administrative Prozesse machen nach wie vor einen Großteil der Arbeit aus und der Raum für echte strategische Entwicklung ist nach wie vor zu gering. Entsprechend glanzlos ist das Image von HR bisher in den anderen Abteilungen. Digitalisierung, mehr Transparenz und ein engerer Kontakt zu den Mitarbeiter:innen könne hier Abhilfe schaffen, so die „HR Service Experience“-Studie von Haufe.

Bearbeitung von Personalakten, Zeugniserstellung oder Urlaubsanträge: Das Brot- und Butter-Geschäft der HR läuft, doch wirklich begeistern kann man damit die Mitarbeiter:innen nicht. Denn vor allem auf den Gebieten, die Strahlkraft haben und besonders auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen und das Image von HR einzahlen, besteht Nachholbedarf. Für gezielte und individuelle Mitarbeiterförderung und -entwicklung, also die transformationalen Services, bleibt im stressigen Tagesgeschäft zu wenig Raum. So verwundert es kaum, dass das Image von HR in großen Teilen der Belegschaft nicht das Allerbeste ist, zumindest was die Basis in den Unternehmen angeht. Je höher die Befragten in der Hierarchie stehen, umso mehr steigt die Zufriedenheit. Insgesamt aber hat die HR, Stand heute, kein realistisches Bild von der Wahrnehmung der Mitarbeiter:innen - sie überschätzen die Zufriedenheit mit ihren Leistungen.

Mehr Digitalisierung, mehr Kundenorientierung und transformationale Services

Die Lösung: HR muss sich weiter digitalisieren und automatisieren, um Ressourcen für strategische Aufgaben freizumachen –hier gibt es noch jede Menge Luft nach oben. So liegt der durchschnittliche Digitalisierungsgrad von HR-Prozessen nach Einschätzung der Personaler:innen bei rund 53(auf einer Skala von 0-100), während der Digitalisierungsgrad im restlichen Unternehmen bei rund 60 liegt.

Die Belegschaft gilt es zudem stärker in HR-Prozesse einbeziehen, um über größere Transparenz für mehr Zufriedenheit und ein besseres Image bei den Mitarbeiter.innen zu sorgen. Grundsätzlich sollten interne Service Einheiten wie HR zukünftig kundenorientierter agieren und die Erwartungen und Begeisterungsfaktoren ihrer Zielgruppe kennen. Voraussetzung dafür ist ein sauberes Eigen- und Fremdbild zur Zufriedenheit der eigenen Leistungen. Hier warten noch Hausaufgaben auf die Unternehmen. Speziell im Recruiting und bei der Beantwortung von Anfragen aus der Belegschaft weicht die gute Meinung von HR über ihre Arbeit um bis zu 14 Prozent von den Aussagen der Mitarbeiter:innen ab.

Weniger administrative, mehr transformationale Services wie Unterstützung bei der Weiterbildung oder die Organisation von Talent Management Prozessen – wollen Unternehmen ihre Mitarbeiter für die HR begeistern, müssen dafür die entsprechenden Ressourcen freigemacht werden. Helfen könnten hier beispielsweise Chatbots, die sowohl vonseiten der HR (83 %) als auch der MitarbeiterInnen (81 %) auf breite Zustimmung treffen. Eine Digitalisierung und Automatisierung von Routineprozessen ist eine Entwicklung, von der alle profitieren würden: Die MitarbeiterInnen können orts- und zeitunabhängig auf die gewünschten Informationen und Services zugreifen –dadurch kann wiederum der Zufriedenheitsfaktor erhöht werden. Und die Personaler:innen haben letztlich mehr Zeit, sich strategischen Aufgaben zuwidmen.

Über die Studie

Unter der wissenschaftlichen Leitung von Professor Dr. Gottfried Richenhagen von der FOM Hochschule für Oekonomie und Management, Essen, hat Haufe im Juni 2021 1.702 Menschen aus deutschen, österreichischen und Schweizer Unternehmen online befragt. 1.257 Befragte können den internen Kunden von HR zugerechnet werden. Sie kommen zu je einem Drittel aus Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern sowie aus Unternehmen mit 250 bis 2.499 Mitarbeitern. Das letzte Drittel kommt aus Unternehmen mit mehr als 2.500 Mitarbeitern. Der Branchenmix bildet die Vielfalt der Wirtschaft ab. 60 % der Befragten bekleiden keine Führungsposition, 13% rechnen sich der unteren, 15% der mittleren und 12% der oberen Führungsebene zu.

445 weitere Befragte arbeiten in der Personalabteilung oder übernehmen im Unternehmen HR-Aufgaben. 22% von ihnen rechnen sich der obersten Führungsebene zu (CHRO, Personalleiter), 13% bezeichnen sich als HR-Businesspartner, die übrigen bekleiden Spezialisten- oder Sachbearbeitungsfunktionen.

Die Studienergebnisse sind hier zum Download erhältlich.

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